Accordo sul trattamento dei dati

Per i dati degli ospiti, delle prenotazioni e del registro degli ospiti che gestisce in AlpineTable, il cliente è il titolare del trattamento e Marques Holdings B.V. è il suo responsabile del trattamento. Se il cliente agisce a sua volta come responsabile del trattamento (ad esempio per un gruppo o un altro locale), Marques Holdings B.V. è un sub-responsabile del trattamento. I dati che AlpineTable tratta per finalità proprie, come i dati dell’account del ristorante, di accesso, di fatturazione e del sito web, sono disciplinati dall’Informativa sulla privacy e non dal presente DPA.

L’oggetto è la fornitura di AlpineTable al cliente. Il trattamento dura per tutto il periodo in cui il cliente utilizza AlpineTable, oltre al periodo di esportazione e cancellazione descritto di seguito.

AlpineTable conserva, organizza, visualizza e trasmette dati personali affinché il cliente possa: ricevere prenotazioni tramite la propria pagina di prenotazione pubblica, il widget e i link dei partner; gestire la lista d’attesa, i tavoli e il servizio; tenere un registro degli ospiti; inviare e-mail relative alle prenotazioni e, se il cliente lo sceglie, e-mail di marketing; esportare dati; e utilizzare le funzionalità facoltative che il cliente attiva, come l’assistente per il titolare su Telegram e WhatsApp, la redazione di testi con l’IA, la trascrizione dei messaggi vocali e l’analisi dei menu.

Ospiti e potenziali ospiti che prenotano, si iscrivono a una lista d’attesa o sono registrati dal ristorante; destinatari delle e-mail di prenotazione e di marketing del ristorante; referenti di attività partner (come hotel, chalet e scuole di sci) aggiunti dal ristorante; e gli utenti del personale del ristorante.

Nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono e lingua preferita; dettagli della prenotazione (data, ora, numero di persone, servizio, preferenza di tavolo, modalità di accesso, attrezzatura, note, stato, origine e motivo dell’annullamento); dati del registro degli ospiti (numero di visite, annullamenti e mancate presentazioni, ultima visita, etichette, preferenze, note alimentari e note interne); consensi al marketing e registrazioni delle disiscrizioni; eventi di recapito delle e-mail; iscrizioni alla lista d’attesa; messaggi scambiati tramite il servizio; nomi, e-mail e ruoli del personale; e dati tecnici come gli indirizzi IP utilizzati a fini di sicurezza. Le note alimentari possono rivelare informazioni sulla salute (come le allergie) o convinzioni religiose. Il cliente dovrebbe registrare solo quanto necessario per servire l’ospite.

Marques Holdings B.V. tratta i dati soltanto su istruzione documentata del cliente. Tali istruzioni sono costituite dai Termini, dal presente DPA e dalla configurazione e dall’uso di AlpineTable da parte del cliente. Non vende i dati né li utilizza per il proprio marketing. Se un’istruzione sembra violare la normativa sulla protezione dei dati, Marques Holdings B.V. ne informa il cliente. Se la legge impone un trattamento diverso, ne informa preventivamente il cliente, salvo che la legge lo vieti.

Possono accedere ai dati del cliente solo le persone che ne hanno bisogno per fornire, proteggere o assistere il servizio, e tali persone sono vincolate da obblighi di riservatezza.

Le misure attuali comprendono: connessioni HTTPS cifrate; cifratura del database a riposo descritta nell’accordo sul trattamento dei dati di Railway; password sottoposte a hashing; token API, dei dispositivi e di invito del personale conservati solo in forma di hash; separazione dei dati per singolo ristorante; ruoli di titolare, manager e dipendente con autorizzazioni diverse; verifica dell’e-mail e controlli di titolarità prima che una nuova scheda diventi pubblica; protezione dai bot e limiti di frequenza sulla registrazione; verifica delle firme sui webhook in entrata dai fornitori di e-mail e messaggistica; conferma esplicita prima delle azioni di IA a rischio più elevato; e un registro di controllo delle modifiche rilevanti. Le misure possono cambiare nel tempo, ma senza ridurre il livello complessivo di protezione. Il programma dei backup di produzione e la procedura di ripristino devono essere verificati prima che questo accordo diventi efficace.

Il cliente concede un’autorizzazione generale per i sub-responsabili del trattamento elencati nel registro pubblico. Marques Holdings B.V. darà un preavviso di almeno 30 giorni, via e-mail e in tale registro, prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Il cliente può opporsi per ragionevoli motivi legati alla protezione dei dati; se non si trova una soluzione, il cliente può recedere dal servizio interessato e ottenere il rimborso pro rata dell’eventuale periodo prepagato. Ogni sub-responsabile è vincolato da obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente DPA e Marques Holdings B.V. ne rimane responsabile.

AlpineTable ha configurato regioni di trattamento nell’UE dove disponibili. Alcuni fornitori, tuttavia, conservano i dati o vi accedono al di fuori dello Spazio economico europeo. Tali accessi o trasferimenti richiedono una decisione di adeguatezza applicabile o un’altra garanzia lecita, come le clausole contrattuali standard della Commissione europea. Le ubicazioni e le garanzie dei singoli fornitori sono indicate nel registro pubblico; le impostazioni degli account ancora incerte devono essere verificate prima dell’entrata in vigore di questo accordo.

AlpineTable mette a disposizione del cliente strumenti per rispondere alle richieste degli ospiti: modifica e cancellazione delle schede degli ospiti, esportazioni CSV delle prenotazioni e degli ospiti e link di disiscrizione nelle e-mail di marketing. Se un ospite contatta direttamente AlpineTable in merito ai dati del cliente, Marques Holdings B.V. inoltra la richiesta al cliente senza ingiustificato ritardo. Fornisce inoltre un’assistenza ragionevole in materia di sicurezza, notifiche di violazione e valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati.

Marques Holdings B.V. informa il cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dal momento in cui viene a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i dati del cliente. La notifica descrive l’accaduto, i dati e le persone probabilmente coinvolti, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte, nella misura in cui tali informazioni sono disponibili.

Alla chiusura dell’account, il cliente può esportare i dati dalla dashboard o richiedere un’esportazione. Marques Holdings B.V. cancella o anonimizza i dati degli ospiti del cliente entro sei mesi dalla data di chiusura registrata, comprese le copie di backup secondo il loro ciclo di rotazione, salvo obblighi di legge di conservazione più lunga. Finché l’account è attivo, il ristorante stabilisce e comunica il periodo di conservazione dopo la visita; la pausa stagionale non costituisce chiusura dell’account.

Marques Holdings B.V. fornisce le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente DPA, a partire da risposte scritte a questionari ragionevoli. Se ciò non è sufficiente, il cliente può effettuare un audit, o farlo effettuare da un revisore indipendente, una volta all’anno e con un preavviso di almeno 30 giorni, a proprie spese e con vincolo di riservatezza. Un audit aggiuntivo è possibile in seguito a una violazione dei dati personali.

La responsabilità ai sensi del presente DPA è disciplinata dai Termini. In caso di contrasto tra il presente DPA e i Termini in materia di protezione dei dati, prevale il presente DPA. Il presente DPA è disciplinato dalla stessa legge dei Termini. Per domande: hey@pedromarques.io.