Verwerkersovereenkomst

Voor de gast-, reserverings- en gastenboekgegevens die de klant in AlpineTable beheert, is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en Marques Holdings B.V. de verwerker. Wanneer de klant zelf als verwerker optreedt (bijvoorbeeld voor een groep of een andere locatie), is Marques Holdings B.V. subverwerker. Gegevens die AlpineTable voor eigen doeleinden verwerkt, zoals gegevens over restaurantaccounts, inloggen, facturering en de website, vallen onder de Privacyverklaring en niet onder deze verwerkersovereenkomst.

Het onderwerp is het leveren van AlpineTable aan de klant. De verwerking duurt zolang de klant AlpineTable gebruikt, plus de hieronder beschreven termijn voor export en verwijdering.

AlpineTable slaat persoonsgegevens op, ordent, toont en verstuurt deze, zodat de klant: reserveringen kan ontvangen via zijn openbare reserveringspagina, widget en partnerlinks; de wachtlijst, tafels en service kan beheren; een gastenboek kan bijhouden; reserveringsmails en, als de klant daarvoor kiest, marketingmails kan versturen; gegevens kan exporteren; en optionele functies kan gebruiken die de klant inschakelt, zoals de eigenaarsassistent via Telegram en WhatsApp, AI-concepten, transcriptie van spraakberichten en het inlezen van menu’s.

Gasten en potentiële gasten die reserveren, zich op een wachtlijst zetten of door het restaurant worden geregistreerd; ontvangers van reserverings- en marketingmails van het restaurant; contactpersonen bij partnerbedrijven (zoals hotels, chalets en skischolen) die het restaurant toevoegt; en de eigen medewerkers van het restaurant die gebruiker zijn.

Namen, e-mailadressen, telefoonnummers en voorkeurstaal; reserveringsgegevens (datum, tijd, groepsgrootte, service, tafelvoorkeur, wijze van aankomst, uitrusting, opmerkingen, status, bron en reden van annulering); gastenboekgegevens (aantal bezoeken, annuleringen en no-shows, laatste bezoek, labels, voorkeuren, dieetwensen en interne notities); registraties van marketingtoestemming en afmeldingen; e-mailbezorgingsgebeurtenissen; wachtlijstinschrijvingen; berichten die via de dienst worden uitgewisseld; namen, e-mailadressen en rollen van medewerkers; en technische gegevens zoals IP-adressen die voor beveiliging worden gebruikt. Dieetwensen kunnen informatie over de gezondheid (zoals allergieën) of religieuze overtuigingen onthullen. De klant moet alleen vastleggen wat nodig is om de gast te bedienen.

Marques Holdings B.V. verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de klant. Deze bestaan uit de Gebruiksvoorwaarden, deze verwerkersovereenkomst en de configuratie en het gebruik van AlpineTable door de klant. Marques Holdings B.V. verkoopt de gegevens niet en gebruikt ze niet voor eigen marketing. Als een instructie in strijd lijkt met de privacywetgeving, laat Marques Holdings B.V. dit de klant weten. Als de wet een andere verwerking vereist, informeert zij de klant daar vooraf over, tenzij de wet dat verbiedt.

Alleen personen die toegang nodig hebben om de dienst te leveren, te beveiligen of te ondersteunen, hebben toegang tot de gegevens van de klant, en zij zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

De huidige maatregelen omvatten: versleutelde HTTPS-verbindingen; versleuteling van de database in rust zoals beschreven in de DPA van Railway; gehashte wachtwoorden; API-, apparaat- en uitnodigingstokens voor medewerkers die alleen als hash worden opgeslagen; scheiding van gegevens per restaurant; rollen voor eigenaar, manager en medewerker met verschillende rechten; e-mailverificatie en eigendomscontroles voordat een nieuwe vermelding openbaar wordt; botbescherming en limieten bij aanmelding; handtekeningcontroles op inkomende webhooks van e-mail- en berichtenaanbieders; uitdrukkelijke bevestiging vóór AI-acties met een hoger risico; en een auditlog van belangrijke wijzigingen. De maatregelen kunnen in de loop van de tijd veranderen, maar het algehele beschermingsniveau wordt daardoor niet verlaagd. Het schema voor productieback-ups en de herstelprocedure moeten vóór de inwerkingtreding van deze overeenkomst worden gecontroleerd.

De klant geeft algemene toestemming voor de in het openbare register vermelde subverwerkers. Marques Holdings B.V. kondigt het toevoegen of vervangen van een subverwerker ten minste 30 dagen vooraf aan, per e-mail en in dat register. De klant kan op redelijke gronden met betrekking tot gegevensbescherming bezwaar maken; als er geen oplossing wordt gevonden, kan de klant de betreffende dienst beëindigen en ontvangt hij een terugbetaling naar rato van een eventueel vooruitbetaalde periode. Elke subverwerker is gebonden aan verplichtingen inzake gegevensbescherming die gelijkwaardig zijn aan deze verwerkersovereenkomst, en Marques Holdings B.V. blijft voor hen verantwoordelijk.

AlpineTable heeft waar beschikbaar EU-verwerkingsregio’s ingesteld. Sommige aanbieders slaan gegevens toch buiten de EER op of hebben daar toegang toe. Voor die toegang of doorgifte is een adequaatheidsbesluit of een andere wettelijke waarborg nodig, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De locaties en waarborgen per aanbieder staan in het openbare register; resterende accountinstellingen moeten vóór de inwerkingtreding van deze overeenkomst worden gecontroleerd.

AlpineTable geeft de klant hulpmiddelen om verzoeken van gasten te beantwoorden: gastgegevens bewerken en verwijderen, CSV-exports van reserveringen en gasten, en afmeldlinks in marketingmails. Als een gast rechtstreeks contact opneemt met AlpineTable over gegevens van de klant, stuurt Marques Holdings B.V. het verzoek zonder onredelijke vertraging door naar de klant. Zij biedt ook redelijke hulp bij beveiliging, meldingen van datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s).

Marques Holdings B.V. informeert de klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die de gegevens van de klant betreft. De melding beschrijft wat er is gebeurd, welke gegevens en personen waarschijnlijk zijn getroffen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen, voor zover deze informatie beschikbaar is.

Na sluiting van het account kan de klant gegevens via het dashboard exporteren of om een export vragen. Marques Holdings B.V. verwijdert of anonimiseert gastgegevens van de klant binnen zes maanden na de vastgelegde sluitingsdatum, inclusief back-ups volgens hun rotatie, tenzij de wet een langere bewaring vereist. Zolang het account actief is, bepaalt en vermeldt het restaurant de bewaartermijn na een bezoek; de seizoensgebonden pauzestand is geen accountsluiting.

Marques Holdings B.V. verstrekt de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze verwerkersovereenkomst wordt nageleefd, te beginnen met schriftelijke antwoorden op redelijke vragenlijsten. Als dat niet volstaat, mag de klant eenmaal per jaar, met een aankondiging van ten minste 30 dagen, op eigen kosten en onder geheimhouding een audit uitvoeren of laten uitvoeren door een onafhankelijke auditor. Na een datalek is een extra audit mogelijk.

De aansprakelijkheid onder deze verwerkersovereenkomst volgt de Gebruiksvoorwaarden. Als deze verwerkersovereenkomst en de Gebruiksvoorwaarden op het gebied van gegevensbescherming met elkaar in strijd zijn, gaat deze verwerkersovereenkomst voor. Op deze verwerkersovereenkomst is hetzelfde recht van toepassing als op de Gebruiksvoorwaarden. Vragen: hey@pedromarques.io.