Auftragsverarbeitungsvertrag

Für die Gast-, Buchungs- und Gästebuchdaten, die der Kunde in AlpineTable verwaltet, ist der Kunde der Verantwortliche und die Marques Holdings B.V. sein Auftragsverarbeiter. Handelt der Kunde selbst als Auftragsverarbeiter (zum Beispiel für eine Gruppe oder einen anderen Betrieb), ist die Marques Holdings B.V. Unterauftragsverarbeiter. Daten, die AlpineTable für eigene Zwecke verarbeitet, etwa Daten zu Restaurantkonten, Anmeldung, Abrechnung und Website, fallen unter die Datenschutzhinweise und nicht unter diesen AVV.

Gegenstand ist die Bereitstellung von AlpineTable für den Kunden. Die Verarbeitung dauert so lange, wie der Kunde AlpineTable nutzt, zuzüglich des unten beschriebenen Zeitraums für Export und Löschung.

AlpineTable speichert, ordnet, zeigt an und übermittelt personenbezogene Daten, damit der Kunde: Buchungen über seine öffentliche Buchungsseite, sein Widget und Partnerlinks entgegennehmen; Warteliste, Tische und Service verwalten; ein Gästebuch führen; Buchungs-E-Mails und, falls der Kunde dies wählt, Marketing-E-Mails versenden; Daten exportieren; und optionale, vom Kunden aktivierte Funktionen nutzen kann, etwa den Inhaber-Assistenten für Telegram und WhatsApp, KI-gestützte Entwürfe, die Transkription von Sprachnachrichten und das Auslesen von Speisekarten.

Gäste und potenzielle Gäste, die buchen, sich auf eine Warteliste setzen lassen oder vom Restaurant erfasst werden; Empfänger der Buchungs- und Marketing-E-Mails des Restaurants; Kontaktpersonen bei Partnerbetrieben (etwa Hotels, Chalets und Skischulen), die das Restaurant hinzufügt; sowie die eigenen Mitarbeitenden des Restaurants als Nutzer.

Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und bevorzugte Sprache; Buchungsdetails (Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Service, Tischwunsch, Anreiseart, Ausrüstung, Notizen, Status, Quelle und Stornierungsgrund); Gästebuchdaten (Anzahl der Besuche, Stornierungen und Nichterscheinen, letzter Besuch, Tags, Vorlieben, Ernährungshinweise und interne Notizen); Marketingeinwilligungen und Abmeldenachweise; E-Mail-Zustellereignisse; Wartelisteneinträge; über den Dienst ausgetauschte Nachrichten; Namen, E-Mail-Adressen und Rollen von Mitarbeitenden; sowie technische Daten wie zu Sicherheitszwecken verwendete IP-Adressen. Ernährungshinweise können Gesundheitsdaten (etwa Allergien) oder religiöse Überzeugungen offenlegen. Der Kunde sollte nur erfassen, was für die Bewirtung des Gastes erforderlich ist.

Die Marques Holdings B.V. verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Diese bestehen aus den Nutzungsbedingungen, diesem AVV sowie der Konfiguration und Nutzung von AlpineTable durch den Kunden. Sie verkauft die Daten nicht und verwendet sie nicht für eigenes Marketing. Verstößt eine Weisung nach ihrer Auffassung gegen Datenschutzrecht, informiert die Marques Holdings B.V. den Kunden. Ist sie gesetzlich zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet, teilt sie dies dem Kunden vorab mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

Zugriff auf die Daten des Kunden haben nur Personen, die diesen Zugriff für die Bereitstellung, Absicherung oder Unterstützung des Dienstes benötigen; sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Zu den aktuellen Maßnahmen gehören: verschlüsselte HTTPS-Verbindungen; Verschlüsselung der Datenbank im Ruhezustand gemäß dem DPA von Railway; gehashte Passwörter; API-, Geräte- und Mitarbeitereinladungs-Token, die nur als Hash gespeichert werden; Trennung der Daten je Restaurant; Rollen für Inhaber, Manager und Mitarbeitende mit unterschiedlichen Berechtigungen; Prüfung der E-Mail-Adresse und der Inhaberschaft, bevor ein neuer Eintrag öffentlich wird; Bot-Schutz und Ratenbegrenzung bei der Registrierung; Signaturprüfung eingehender Webhooks von E-Mail- und Messaging-Anbietern; ausdrückliche Bestätigung vor KI-Aktionen mit höherem Risiko; sowie ein Prüfprotokoll wesentlicher Änderungen. Die Maßnahmen können sich im Laufe der Zeit ändern, das Gesamtschutzniveau wird dabei jedoch nicht gesenkt. Der Zeitplan der Produktionssicherungen und das Wiederherstellungsverfahren müssen vor Inkrafttreten dieser Vereinbarung geprüft werden.

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für die im öffentlichen Verzeichnis aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Die Marques Holdings B.V. kündigt die Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail und in diesem Verzeichnis an. Der Kunde kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen Einspruch erheben; wird keine Lösung gefunden, kann der Kunde den betroffenen Dienst beenden und erhält eine anteilige Erstattung eines vorausbezahlten Zeitraums. Jeder Unterauftragsverarbeiter ist an Datenschutzpflichten gebunden, die diesem AVV gleichwertig sind, und die Marques Holdings B.V. bleibt für sie verantwortlich.

AlpineTable hat, soweit verfügbar, EU-Verarbeitungsregionen konfiguriert. Einige Anbieter speichern Daten jedoch außerhalb des EWR oder greifen von dort darauf zu. Für solche Zugriffe oder Übermittlungen ist ein Angemessenheitsbeschluss oder eine andere rechtmäßige Garantie erforderlich, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Standorte und Garantien der einzelnen Anbieter stehen im öffentlichen Verzeichnis; noch offene Kontoeinstellungen müssen vor Inkrafttreten dieser Vereinbarung geprüft werden.

AlpineTable stellt dem Kunden Werkzeuge zur Beantwortung von Anfragen der Gäste bereit: Bearbeiten und Löschen von Gästedatensätzen, CSV-Exporte von Buchungen und Gästen sowie Abmeldelinks in Marketing-E-Mails. Wendet sich ein Gast wegen der Daten des Kunden direkt an AlpineTable, leitet die Marques Holdings B.V. die Anfrage unverzüglich an den Kunden weiter. Sie unterstützt den Kunden zudem in angemessenem Umfang bei Sicherheit, Meldungen von Datenschutzverletzungen und Datenschutz-Folgenabschätzungen.

Die Marques Holdings B.V. benachrichtigt den Kunden unverzüglich, spätestens jedoch 48 Stunden, nachdem ihr eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die Daten des Kunden betrifft. Die Meldung beschreibt, soweit diese Informationen vorliegen, was geschehen ist, die voraussichtlich betroffenen Daten und Personen, die wahrscheinlichen Folgen sowie die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen.

Nach Schließung des Kontos kann der Kunde seine Daten über das Dashboard exportieren oder einen Export anfordern. Marques Holdings B.V. löscht oder anonymisiert Gästedaten des Kunden innerhalb von sechs Monaten nach dem dokumentierten Schließungsdatum, einschließlich Sicherungskopien im Zuge ihrer Rotation, sofern das Gesetz keine längere Aufbewahrung verlangt. Während das Konto aktiv ist, legt das Restaurant seine Aufbewahrungsfrist nach dem Besuch fest und teilt sie mit; der saisonale Pausenmodus ist keine Kontoschließung.

Die Marques Holdings B.V. stellt die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlich sind, zunächst durch schriftliche Beantwortung angemessener Fragebögen. Reicht dies nicht aus, kann der Kunde einmal jährlich mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen auf eigene Kosten und unter Wahrung der Vertraulichkeit eine Prüfung selbst durchführen oder durch einen unabhängigen Prüfer durchführen lassen. Nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist eine zusätzliche Prüfung möglich.

Die Haftung nach diesem AVV richtet sich nach den Nutzungsbedingungen. Widersprechen sich dieser AVV und die Nutzungsbedingungen in Datenschutzfragen, hat dieser AVV Vorrang. Dieser AVV unterliegt demselben Recht wie die Nutzungsbedingungen. Fragen: hey@pedromarques.io.