Accord de traitement des données

Pour les données clients, de réservation et du carnet client qu’il gère dans AlpineTable, le client est responsable du traitement et Marques Holdings B.V. est son sous-traitant. Lorsque le client agit lui-même comme sous-traitant (par exemple pour un groupe ou un autre établissement), Marques Holdings B.V. est sous-traitant ultérieur. Les données qu’AlpineTable traite pour son propre compte, comme les données du compte restaurant, de connexion, de facturation et du site, relèvent de la Politique de confidentialité et non du présent accord.

L’objet est la fourniture d’AlpineTable au client. Le traitement dure tant que le client utilise AlpineTable, augmenté de la période d’export et de suppression décrite ci-dessous.

AlpineTable conserve, organise, affiche et transmet des données personnelles afin que le client puisse : recevoir des réservations via sa page de réservation publique, son widget et ses liens partenaires ; gérer la liste d’attente, les tables et le service ; tenir un carnet client ; envoyer les emails de réservation et, s’il le souhaite, des emails marketing ; exporter ses données ; et utiliser les fonctions optionnelles qu’il active, comme l’assistant Telegram et WhatsApp, la rédaction par IA, la transcription des messages vocaux et l’analyse des menus.

Les clients et futurs clients qui réservent, s’inscrivent sur liste d’attente ou sont enregistrés par le restaurant ; les destinataires des emails de réservation et marketing du restaurant ; les contacts des partenaires (hôtels, chalets, écoles de ski…) ajoutés par le restaurant ; et les membres de l’équipe du restaurant.

Noms, adresses email, numéros de téléphone et langue préférée ; détails des réservations (date, heure, nombre de couverts, service, préférence de table, accès, matériel, notes, statut, provenance et motif d’annulation) ; données du carnet client (nombre de visites, d’annulations et d’absences, dernière visite, étiquettes, préférences, notes alimentaires et notes internes) ; consentements marketing et désinscriptions ; événements de distribution des emails ; inscriptions en liste d’attente ; messages échangés via le service ; noms, emails et rôles de l’équipe ; et données techniques comme les adresses IP utilisées pour la sécurité. Les notes alimentaires peuvent révéler des informations de santé (allergies, par exemple) ou des convictions religieuses. Le client ne doit enregistrer que ce qui est nécessaire pour servir le client.

Marques Holdings B.V. traite les données uniquement sur instruction documentée du client, à savoir les Conditions, le présent accord et le paramétrage et l’utilisation d’AlpineTable par le client. Elle ne vend pas les données et ne les utilise pas pour son propre marketing. Si une instruction lui paraît contraire au droit de la protection des données, elle en informe le client. Si la loi impose un autre traitement, elle en informe le client au préalable, sauf interdiction légale.

Seules les personnes qui en ont besoin pour fournir, sécuriser ou assister le service ont accès aux données du client, et elles sont tenues à une obligation de confidentialité.

Les mesures actuelles comprennent : connexions chiffrées HTTPS ; chiffrement de la base de données au repos décrit dans l’accord de Railway ; mots de passe hachés ; jetons API, d’appareil et d’invitation conservés uniquement sous forme hachée ; séparation des données par restaurant ; rôles propriétaire, manager et employé aux droits différents ; vérification de l’email et de la propriété avant la publication d’une nouvelle fiche ; protection antibot et limitation du nombre d’inscriptions ; vérification des signatures des webhooks entrants des prestataires email et messagerie ; confirmation explicite avant les actions IA à risque ; et journal d’audit des modifications importantes. Ces mesures peuvent évoluer sans réduire le niveau global de protection. Le calendrier des sauvegardes de production et la procédure de restauration doivent être vérifiés avant l’entrée en vigueur de cet accord.

Le client donne une autorisation générale pour les sous-traitants ultérieurs listés dans le registre public. Marques Holdings B.V. informe le client au moins 30 jours à l’avance, par email et dans ce registre, avant tout ajout ou remplacement. Le client peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données ; à défaut de solution, il peut mettre fin au service concerné et obtenir le remboursement au prorata de toute période prépayée. Chaque sous-traitant ultérieur est soumis à des obligations équivalentes à celles du présent accord, et Marques Holdings B.V. en reste responsable.

AlpineTable a configuré des régions de traitement dans l’UE lorsqu’elles sont disponibles, mais certains prestataires stockent les données ou y accèdent depuis l’extérieur de l’Espace économique européen. Un tel accès ou transfert exige une décision d’adéquation applicable ou une autre garantie légale, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les lieux et garanties propres à chaque prestataire figurent dans le registre public ; les paramètres des comptes restant à vérifier doivent l’être avant l’entrée en vigueur de cet accord.

AlpineTable fournit au client des outils pour répondre aux demandes de ses clients : modification et suppression des fiches clients, exports CSV des réservations et du carnet client, et liens de désinscription dans les emails marketing. Si une personne contacte directement AlpineTable au sujet des données du client, Marques Holdings B.V. transmet la demande au client dans les meilleurs délais. Elle apporte aussi une aide raisonnable en matière de sécurité, de notification de violations et d’analyses d’impact.

Marques Holdings B.V. informe le client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données personnelles concernant ses données. La notification décrit, dans la mesure où ces informations sont disponibles, la nature de la violation, les données et personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées.

À la fermeture du compte, le client peut exporter ses données depuis le tableau de bord ou demander un export. Marques Holdings B.V. supprime ou anonymise les données clients dans les six mois suivant la date de fermeture enregistrée, y compris dans les sauvegardes au fil de leur rotation, sauf obligation légale de conservation plus longue. Le restaurant fixe et communique sa durée de conservation après chaque visite pendant que le compte est actif ; le mode pause saisonnier ne constitue pas une fermeture de compte.

Marques Holdings B.V. met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, d’abord par des réponses écrites à des questionnaires raisonnables. Si cela ne suffit pas, le client peut réaliser un audit, ou le confier à un auditeur indépendant, une fois par an, avec un préavis d’au moins 30 jours, à ses frais et sous engagement de confidentialité. Un audit supplémentaire est possible après une violation de données.

La responsabilité au titre du présent accord suit les Conditions. En cas de contradiction sur la protection des données, le présent accord prévaut sur les Conditions. Il est soumis au même droit que les Conditions. Questions : hey@pedromarques.io.